結婚式場向け業務システム｜現場連絡と情報共有の再設計

結婚式場の現場では、担当者・美容師などの「先生」・社内スタッフが、短い時間で多くの情報をやり取りします。本システムは、その連絡と案件情報を一つの業務基盤にまとめ直した事例です。

導入前の課題

これまで業務は、標準LINE・LINE WORKS・スプレッドシートを組み合わせて回していました。便利な反面、ツールが分散していたことで次のような問題が続いていました。

• 漏れ・トラブルが相次いだ
  連絡先が案件ごとにバラつき、確定情報・変更連絡・ファイル共有がどこにあるか分かりにくく、抜け漏れが起きやすい状態でした。
• マニュアルが多く、手順が定着しない
  「どの案件はどのLINEへ」「スプレッドのどこを直すか」といった手順書が増え、覚える負担が大きく、社員の定着率が低い一因にもなっていました。
• 転記ミスが起きやすかった
  チャットの内容をスプレッドシートへ手作業でコピーするため、入力漏れや貼り間違いが発生していました。

解決策

1. 先生とのやりとりを、専用アプリ＋オリジナルチャットへ

手配先の先生には、iPhoneアプリ / Androidアプリからログインいただき、管理側とオリジナルのチャットシステム（トークルーム）でやり取りできるようにしました。

• 案件ごとにルームが分かれるため、「どの案件の話か」が曖昧になりません
• 担当確定などのシステム通知もチャット上に流れ、進捗が追いやすくなります
• 画像・PDFも案件に紐づけて共有できます
• メッセージごとに「確認」ができるため、既読・対応漏れを抑えられます

2. カスタム可能なチャットで、やりとりのミスを削減

汎用メッセンジャーではなく、業務に合わせたオリジナルチャットのため、表示・通知・案件連携をカスタムできます。結果として、連絡の取り違えや見落としを抑えられます。

3. 従来形式のスプレッド出力で、コピペミスを解消

現場が慣れ親しんだスプレッドシートの形式はそのまま活かしつつ、システムから従来の形式で出力・共有できるようにしました。チャットや案件画面の情報を手で転記する必要がなくなり、コピー＆ペーストによるデータミスがなくなりました。

導入後に変わったこと

本事例は、結婚式場向け業務システムとして、現場連絡・手配・情報共有のDXを支援したWEBアプリケーション開発の実績です。